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搞定背景调查,就这两招儿!
作者:小燕子 时间:2016/6/29 阅读:42次

我想通过三个问题来阐述到底什么是背调,第一是我们调查谁,第二向谁调查,第三我们调查什么。


第一部分 什么是背景调查?

1. 背调谁?——聚焦掌握核心资源的人

作为有点专业素养的HR,要知道不是老板说要调查谁就调查谁,而是我们人力资源体系中应该是有背调这个环节,不是说谁要求我们做,而是HR要有专业的态度。

关于背调,调查谁呢,一句话,就是聚焦在掌握核心资源的人身上,什么叫掌握核心资源呢?你就想一想,哪种人如果离开了你们或者说你看出了哪种人会给企业造成的损失是最大的,这些人就是我们要关注的,掌握核心资源的人。

我叫三涉人员,一个是涉密,比如说技术秘密,商业资源等,第二个是涉钱的,一定要牢靠一定是可以开支票掌握公章又拿着现金的,第三类是涉高,也就是涉及到我们的高管层的,因为这个掌握着我们大量的核心人力资源,还有商业秘密,这些人如果突然来一个离职,更惨的是带一批人走,这个对于老板来讲是釜底抽薪,所以我们要关注着三类人。

2. 向谁背调?——和我们候选人工作链接最紧密的这些人

简单说我们可以360度调查他的上级、下级、同事甚至间接领导HR,客户、供应商和合作方,都有可能成为我们背调的对象,一般来讲调查一个人,应该至少要问3到5个人,而且是不同角色的人。

3.背调什么?——关注最让企业担忧的问题

比如管钱的人,我们不要他出现贪污受贿,职业道德不好对不对,那我们调查涉密的人员,我们调查一些中高层人员,他们能力很重要了,我们招聘最大的成本是什么,不是我们的渠道成本,不是猎头费用,是我们招错人的成本,那么这个招错人,如果你及时发现可能要付出6个月以上的薪酬代价,如果是你发现晚了,隐藏下来那么损失会更大。

所以,我们应该怕什么调查什么,一定要把我们这个担忧的东西调查出来,通过这三个问题让我们了解什么叫背景调查。

第二部分 背景调查怎么玩

如何启动背景调查,作为一个专业范的背景调查是有一个步骤的。

首先,背景调查一定要本人书面授权。我们一定要跟候选人达成一致,经候选人他的书面授权我们才能调查,有些同学就问说open我们老板说不想让候选人知道,我们做他的调查这个有什么办法,我说第一,没什么好办法,第二也不要试图去找办法,你想想我们调查的人都是什么,跟候选人比较熟悉的,你觉得他会跟你近一些还是跟我们要调查的那个人近一些呢,如果未经授权我们会有侵犯隐私的问题,第三如果他不去授权知情人提供,也有可能会涉及到侵犯员工的这个信息和隐私,这是比较危险的,是有风险的。

第一 书面授权书要本人签字,要授权公司以及第三方进行调查,还要授权知情人提供信息并免责这样的条款。

第二 候选人提供被调查的对象他的名字,职务,联系方式等等,以及和他的关系。

第三,要有个人的声明,申明他对于我们提供的这些信息和他填写的这个求职的信息是真实的。如果说我们背调中,调查出来,有出入或者说有存在重大的虚假的话,他愿意接受公司的相关处理。

常规背调分为三个方面:


第一个是硬性的信息,所谓硬性信息指身份、学历等等这些是不容易造假的,而且是比较明确,我们调查是相对容易的;

第二个就是软性信息——做什么?做到什么程度?做的怎么样这个是不容易判断的,你说这个人在你公司任什么职务这个容易调查出来,做的怎么样,相对主观的判断比较多,这个管它叫软性信息;

第三个是特殊场景,特殊场景该如何处理?比如说我们经常会遇到一些老好人,或者说根本就不配合你的。

第一点是硬性信息最常见的对于身份如何核实的问题。这个身份核实一个是机读一个试读,机器很容易读出来。那么我们HR接受之后如何判断真假。

几个东西一个是就是看这个有没有长城图案,是如何做的,就是右上方的地方,平放的时候,它是一个成玉(音)色,当你垂放起来会变成紫蓝色的它会变色,第二个你看它的面部,是没有条纹的,但是我们的身份证是有条纹的,但是这个面部没有,衣领是有的,有的照得出来。面部也有这个纹理,后面有一些细小的这个防伪的这个文字,我们肉眼比较容易识别的。

第二点,学历是我们的一个重点。一个是学历可以通过学信网查,国外的留学生要上教育部留学服务中心去查。如果线上查不到的可以下载这个网上的认证真伪申请表,寄过去让他帮你查,对于职业资格证书来说,有一个全国职业资格证书全国联网查询系统,你只要需要提供两项信息,比如说姓名和身份证,open 提供姓名和身份证之后,我所有考过的职业证书全国都有,其他的这个资格证书,我们律师证,驾驶证,去相关的这个发证机构去了解。

第三点,我们经常会遇到的核实他的任职时间、职位、公司,这个我们主要有三招。

第一个是简历对照,一是说他有自己提供一份简历,二是我们从网站上下载他的简历,三是他填一个求职登记表,大家不要省略这个过程,这三份简历一对,如果是真的,永远都是真的,如果是假的,有彩蛋你看一看,如果这个在会点搜索技术的时候就更好办了,比如说写他的姓名,空格,李颖,有可能就把它搜出来。

除了上述的三分简历来源,还有一个是我们在面试的时候,也可以有意识的去测试一下,比如说让他说出他在公司的这个主要业绩,从事的项目,如果他打分,甚至说都需要看他拿的这个简历才能说出来,证明这个就不是很靠谱了。

离职证明一般都写最后离职的这个职位,如果是在这家公司做的时间比较长,5到6年,那么这样你要问一问,背调的时候说他在这个贵公司最高的这个职位是什么,他入职的时候是什么,他离职的时候又是什么样,如果最高职位不是离职的职位,可能会是贬职这个原因;如果在这个公司五六年职业没有变化,那么我们心里是不是有点小九九;如果说他在这个公司一路晋升,那么为什么他要走?

我们还可以通过社交网站去查一查,我们个人信息基本上没有办法保密,社交网站有一个好处就是说什么一般都是什么,简历对照,除了那个简历之外,加上一个从社交网站上下载的他的信息,再一对照简历就更有说服力了。

第四个是互助同盟。像我们这HR这么大的一个人力资源平台,如果是说我们能够提供这样的一个HR背调的互助同盟,是一个什么样的效果,你可能瞬间就能够切入到几万的这个企业内部,去找到最新的这个需要背调的这个候选人的真实的信息,因为现在一个问题,很多的HR难为HR,你背调我不配合你,当我背调的时候别人也不配合我,其实我们以一个开放的心态。

但是一定要注意一个,就是你提供别人信息之前一定要拿到那个人的背调书面授权,如果不是这样,他有可能非法获取别人的信息这个很危险,最后我们变成助纣为虐了,所以一定要见到授权书。

第二个就是软性信息,其实很多人背调难,就是难在这,问不出什么问题。

常规的背调项目,一般要做这几点:

一、离职原因;

二、优缺点;

三、工作业绩;

四、职业操守;

背调最常用的方法一是电话访谈,二是熟人调查,我们也有一些档案调查,问卷调查这样的一些手段。档案调查在我们国内是不太行的,比如说我的档案,我的档案是在国企,在中铁四局那里,那么我出来十来年了,这十来年能更新档案吗,根本不知道我在干什么,所以这个档案是适合国企公务员,有这个自主保管权人,而且你是在这个公司,但是这个已经不太流行了。

那么还有一些不太常用的方法,比如说我们招一个会计,因为他掌握着公章和现金我们可能要背调,背调之后我们还有一招——家访,名义上是关心,其实也是背调的一种手段,亲自上门走访了解他家庭的这个情况,包括住址,跑得了和尚跑不了庙,所以我们应该多角度去思考这个方法。

对于电话访谈,访谈的话术基本上都是这样,第一先介绍,然后说明目的,第三是允许的,第四我们就开始做。

这里给大家可以参考一下,比如说:

“你好我是某某的人力资源部的赵先生,我们要做一个员工的背景调查,请问你是某某吗?”(核实身份)

“你对某某就是我们候选人你有印象吗,他来我们公司应聘某某岗位,已经列入我们这个名单,本着负责任的态度我们想了解一下他在贵公司的情况,我们承诺说,我们的背调已经得到某某的这个本人认可和书面授权,如果需要我们可以把书面授权书发给你们,同时我会对我们的谈话严格的保密,不知道你现在是否有时间,我们聊一聊。”

一般的这套出去之后呢,他有可能不配合你,说不方便,千万不要说,那我们改日再聊吧,一定要问,什么时候方便,这个一定要注意。

正式的背调如果开始了,一般都会先再次核实,具体怎么称呼你,要这个全称你和某某是什么关系,你们公司多长时间了,这个要了解这个关系,这个是我们无论调查什么样的内容这些话都要说出去的,说出去之后那后面就展开我们要调查的东西。

还有熟人调查,我们可以通过哪些熟人去调查,第一个可能是从身边找,公司的员工,是不是有同公司,以前公司过,或者说是不是一个学校的,找到有交集的人,那么这个就是一个非常理想的这个背调的人。HR同盟发一个圈子,有谁认识某某公司的这个HR,然后再找他私聊再问,而且行业混过的这个圈子都可以去问。


背调的常用的项目,第一个,离职原因,我们怎么问?“你好,据你所知他离开公司的真实原因是什么?” 我们强调真实这两个字,强调真实去影响别人,但是有的时候,你不能直接去问,这样问不出来,那么我们该怎么去问,你可以换一个方式,比如说,当你知道他离职的这个消息的时候,你第一反应是什么?判断他是因为什么而离开公司,这样我们就知道说这个人是不是在他心目中很重要。

如果说上级会跟他面谈,甚至还会作出调整岗位,加薪类似这样的挽留手段,说明这个人暂时还是不可替代的,我们就知道离职原因是他真实想自己走还是被迫要走。在了解他重要性的这个情况下,我们还可以说,比如说他如果要回来的话,你还愿意雇佣他吗,测试测试他。

第二优缺点如何问,这个是常见的背调项目,大家都愿意说点好话,但是不要被唐塞过去。我们可以怎么问?

“你能不能说一下他最擅长的工作有哪些吗,如果用三个形容词来描述他的优点你会用哪三个?”

那么这个缺点这方面,大家千万别问,你有什么缺点,你可以问:

“假如说他入了我们新公司之后你能给他工作的这个建议,以此让他做的更好吗,那说明什么,这些有待于提升的地方其实就是他的弱点。”

工作业绩这一块是造假比较严重的地方,因为这个很多人他并没有做过那么多的项目,也没有取得那么多的优异的成绩,而这块也是,最不容易核实的。这一块open 给大家几个建议。

第一我们要聚焦到2到3个的这个核心项目上去求证,不要泛泛而谈。比如在什么样的背景和条件下接受什么样的任务,然后采取了什么样的行动,最后这个行动的结果如何,就这样的三段把它分开,去求证。

第二我们要善于引导,如何引导呢,简单的几个词就可以了,他说完之后你就说,还有吗,你说的那个什么我很感兴趣,能不能给我们具体讲一讲,做了哪些事情,做的怎么样,后来结果又如何了呢,能给我们再说说吗,通过这些引导式的提问,引发他继续说下去。

第三个我们要聚焦,要量化。在他们绩效可以排多少位,你对他的家庭情况了解吗,你知道他的生日吗,或者说他在贵公司入职的这个时间是什么,为什么要问,因为管理上都是这样,你重视的人会投入他身上很大的精力,想了解他背后的这个东西,会记住他的这个特殊的日子。很多的公司也会为一些特殊的员工,去开一个party,或者说说,给他入司纪念日一个小小的礼物,一般来讲这个上级都是会很清楚的,如果他不清楚,你就知道什么,这个人在他的心目中是什么地位。

大家也可以通过上述方式测一测,你在你的上级心目中是什么样的地位。你可以问一些事实,在他的工作过程中他有没有给你抱怨过这个薪酬问题,他有没有过因为这个晋升的问题找过你,这些都可以问出一点料。

这是关于绩效不要问笼统,要细化,第二个坚决问如何通过什么样的去做,很多的管理者我们一般会涉及到这个团队管理怎么样,问几个问题,这个负责这个团队多长时间,给团队带来的变化是什么,直接去问,如果回忆不起来忘记了怎么办,再回想一下,当他进入这个团队的时候,这个团队成员是什么样,别人对他的评价是什么样,当他走的时候这个团队又怎么样,当你新招一个领导时,你觉得什么样的人,适合替他接手这个团队,你认为目前的这个团队还有哪些问题呢,他有没有跟团队下手发生过一些不愉快或者说冲突呢,通过这个来了解他领导风格。通过这些来看一看,他给这个团队带来了哪些变化,这个倒是会体现他的这个团队管理的能力。

第四会问职业操守,那这个职业操守我们几个东西要会问,比如有没有这个不良的记录,他离职之后有没有议论公司或者说听到公司的这个同事说了一些什么,有没有这个劳资和财务上的纠纷,跟贵公司有没有一些保密的协定,还有没有该办没有办完的事情,了解职业操守很重要,因为离开上家公司什么样的表现,那么下家公司还有可能是这样。

有一些特殊的情况,一,比如说候选人推荐的这个人不靠谱怎么办,二,这个人还在职怎么办,三,总是遇到这个老油条怎么办,四、薪酬问题。

第一个你要记住,留的消息和联系方式一定要主机前台电话,一定要工作邮箱。因为很多人,老油条可能电话背后就是他的一个好朋友冒充的这个领导,以前手机不用,现在甚至有给一个直线电话是冒充的,所以最保险就是前台总机一听,什么公司,有一个公司介绍就确定是这个公司的这个电话。

第二招,如果候选人推荐人很可能不靠谱,跟他聊完之后,说再帮我推荐一两个人,以便我们再了解双方,通过这个人再转一手,候选人就不知道推荐到哪里去了。

第三招我叫他兼听则明,每个人说的这个话,为什么要找3到5个人做背调,就是我们要比较并不偏信某个人说的,而是我们要有自己的判断。

在职这一块,我们就是说我们可以调查已经离职的那就没有问题,说你可以提供几个那个已经离职,但是跟你共事过的人,这个可以,他觉得这个也不保险,先给他发offer,如果我们发现什么样的这个问题上,按照公司的这个问题,我们可以不聘用或者说跟你解聘,要有这样的有条件的offer ,我们发出之后有了offer 他可以辞职,在辞职之后我们可以做这个背调,如果背调真的有问题就不允许他做入职,不能先入职之后再做背调这个就麻烦了,一定要有入职前做背调,和这个offer 是很核心的。

遇到打太极拳的,别给他这个机会,三个形容词,什么打几分这样的问题,第二个用行为式的方式,讲述一个例子,第三个可以给填空题和选择题说,他的薪酬,说有30万,我想问一下他有这么高吗,你只回答是或者不是就可以了,第四个要听一些化外指引话外之音,比如说那个谁,还可以呀,你听他有点犹豫或者说很勉强的这样的表扬其实比批评还害人,所以你要听出来点问题。

还有就是说这个薪酬如何核实,其实我倒觉得薪酬真的没有太大必要核实,你想我们定薪基于几个东西,一个市场水平,一个公司内部的水平,第三个是考虑个人原来公司的水平,但是如果有老板说非常想知道,如何玩?

比较容易,正规的这个公司,银行流水,社保交费基数,实缴的可以通过这个基数来看这个工资水平,还有这个证明,薪酬说明书,还有这个离职上也都写了这个薪酬,比如说不正规的,我们又走报销还发现金,这个涉及到一个简单的薪酬调查的这个东西,第一可以找这个熟人聊一聊,第二个找几个这个公司的人,我们就对这个国有的这个大型企业,连续招了5个这样的人来面试,我们就搞清楚这个薪酬体系,就知道是真是假,比如说上的一些网站,比如说招聘网也都会列出这个薪酬。

但是大家也可以向人力资源部去问,一般来说,就是不太愿意告诉你,他会说,这个是我们薪酬保密,我没有办法告诉你,那么这个时候如何对付他,你说我可以,我不需要你告诉我,我们都是同行你配合我一下,你只要说是不是,或者有没有就可以了,比如:第一,这个岗位的薪酬有没有发现金,第二,他一年的总收入有没有30万那么多,你们的工资结构是什么,第三,基本+绩效+年终奖金吗,你们油补是1000块钱一个月吗,只回答是还是不是,就可以了。因为这个你就说跟本人已经说了,只需要核实一下,你只需要说是不是就可以了。


第三部分 背景调查出来怎么用?

第一个为我所用,第二个辩证的看,第三个综合运用。我们不能说因为背调一项就否决了我们要综合前面的面试来看,因为这个背调是我们这个面试的有机组成部分,不要作为一个独立的模块去看。所以说我们背调呢,你看从面试的很多环节,就已经切入了,如果你在面试的这个环节发现疑问而又问不出来,那么这些点是不是我们背调的这个重点,所以一开始就收集背调问题了。什么叫为我所用,和辩证的看。

我以前记得招过一个供应链的这个总监,就委托调查,调查真的就是查出一些问题,说跟上级和同事不太好,跨部门的,因为他比较难打交道,他就说,他比较坚持原则比较固执的这种,你说这个人用不用,同事关系处理不太好,但是我们考虑之后我们的供应链总监要干什么,跟供应商谈判我们需要一些原则性比较强,而不是说不懂得坚持原则的人。

后来我们就启用他,用他是对的,省了150万的这个成本,而且他非常的擅长这方面,懂得如何坚持原则,所以这个觉得不太好沟通,或者说不太好相处的,恰恰是我们需要的,这个就是辩证的看和为我所用。

Q&A

Q1:第一学历调查,以前很老的证书没有入系统,网络无法查看,对方学校也懒得去翻档案,怎么办?

A1:我们思路是什么,我们要想谁知道他的这个学历真实性,他的同学老师是不是也知道呀,可以跟他聊啊,你可以找公司,有没有跟他同学校,或者说朋友圈有没有跟这个学校毕业的,聊一聊,问一问说,现在教你的这个老师是谁,你们的这个班的同学有没有做的,让他说几个老师或者说几个同学,编的话会犹豫,说了之后我们可以到这个网上查一查,这个方法有一个,我们思路就是这样,你就找什么,跟他学历能知道这个事的人,想办法利用熟人圈子,利用网络,如果这个学校,他懒得查,明天再换一个人打电话,也许换一个人他的态度就不一样呢。我们以前干过这样的事。

Q2:第二中国职场一般接到有关这个离职背调都尽可能说好话,就是如何破这些老好人?

A2:我在上面很多的问题都是这样,第一直接问的话,要具体的量化的,第二个想办法从侧面问,第三个要相互之间核实,第四转一手,谈一谈,再转介绍两个人再调查,这个可能跟原来候选人的这个推荐关系就没有那么铁了,是否可以掏出点料。

Q3::我们让猎头帮我们做背调这个风险点在哪里,如何管控?

A3:这个就涉及到我们如何跟第三方机构合作进行背调,这些东西无论你怎么做,还是有我们HR本身有这个局限,我们作为企业方我们有这个局限我们得不到那么全面的信息,手段也不过那么几种而已,有的时候我们需要第三方机构介入。

这个时候大家一定要注意,第一,要取得书面授权,跟第三机构要签订协议,这个协议要限定他调查的这个范围。只和工作有关,不能调查什么别人的这个私生活,婚外情不要搞这个。第二个合法手段,要求他合法手段。第三点要求他客观记录不要评价背后背调人的这个事,第四个,让他提供原始记录和录音,如果背调没有录音就写笔写的,提供给我们,因为现在很多也都提供背调录音,所以我要求提供这个录音。这是几点要跟他约定的,这个风险就是说,别因为他的这个非法手段把公司牵扯进去。

Q4:委托第三方风险如何控制?

A4:第三方公司也给大家介绍一下,有两个。一是手游咨询号称全球最大的这个背调的服务提供商,另外一个就是我们本土的,原来的这个顾问底下的,是太和鼎信鼎,号称中国最大最好最权威的,可以试一试,可以先去要一下背调的这个样本人家背调是什么样的项目,是不是也是变相学习呢,业务是否合作,可以先聊一聊,可以为我们公司背调什么东西,还有就是前面说的互助调查会,还真有人干,有的叫观火(音)咨询的,说有没有人干这个事,说有,他们好像针对200人以上的可以免费加入他的这个圈子,相互之间支持背调,这个大家也可以做一做,其实我们很多的这个庞大的HR。

Q5:背调如何挖掘除了基本信息之外,更深层次的这个东西?

A5:这个问题基本上囊括我今天讲的所有内容,大家可以回顾一下,怎么样从这个基本的信息一层一层的这个深入,一层一层的拨,就像洋葱一样,生活就像洋葱,总会让你流泪的,总会有料的时候,因为涉及到我们面试的这个技能方面,大家可以去关注我这个《高级HR专员的150门必修课》上面有我们大量的这个需要提问的这个技巧,里面是单独成课的,还有背调涉及到搜索的技巧,你得有点搜商,如何搜到这些人,如何通过这个熟人圈子搜,我们在150门这个课里面也有专门介绍到如何搜索到这些信息,所以背调是一个综合性的技能,而不是说单一的这个技能。

Q6: 背调要做几家公司呢,是否只做当前一家?

A6:这个没有一个定论,一般来讲看你的这个工作时间相关,如果说是在当前这家时间很短,只做一两年一般我们会往前做2到3家,一般来讲调查一个人,这个5到8年的这个经历,就差不多了。有些重要的岗位我们这个可以调查到8到10年,这样的一个方法,通过这个工作时间,我们去区分。

Q7:open 老师讲的很细,但所有问题都发散去问,电话访问的话,时间是不是有点长,一通电话一般控制在多长时间比较合适?

A7:我觉得这个最后这个同学问的问题很有水平,一般电话访谈控制多少时间比较合理,是这样的这个电话访谈有的人说15分钟左右,有的人说20分钟左右,其实这个电话访谈在我看来这个时间不是说绝对的,第一从我们的角度来说,我们调查了没有疑问我们希望结束,这个最合适的,从对方的这个角度开始,可能觉得越短越好,这个事不是我的工作。那这个就涉及到一个技巧如何通过这个谈话比较愿意跟你保持这个通话,这个是一方面,时间的长短。看我们的水平和我们的需要。

第二个,我说了这么多的问题,但是真实的这个调查是什么样,真实的调查不可能把我们所有的这个东西来一遍,因为我们的这个背调是跟招聘面试是一个整体的,我们有哪些疑问如果可以不通过背调,来解决的,我们尽量不通过背调,所以当我们所有的面试,和测评手段都完成之后,我们发现有些事情是我们存在疑惑的地方,这个时候去做背调,我们的背调不会问那么多的问题,我们只会问有针对性的问题,这个是一个概念。
来源:贤职招聘
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